Hvordan man bedre håndtere din Mail

Breve, magasiner, regninger, flyers, hvad de skal gøre med dem alle. Der bør kun to svar til hvert stykke af e-mail eller e-mail, gøre noget med det, eller kaste det!
Den bedste måde, som altid, er for at beskæftige sig med det hele på en organiseret måde.
En af de hurtigste måder at gøre dette er at have følgende mapper:
En rød én for ting, der skal behandles umiddelbart. Dette ville omfatte alt, som har bør for en øjeblikkelig reaktion, noget, der skal gøres i dag. Et brev, skal du reagere på et møde du nødt til at planlægge, en rapport, du behøver at gøre, et telefonopkald, der skal gøres. I denne mappe vil du nødt til at prioritere hvad skal være håndteret første, anden mv.
Regninger, der kommer ind og skal betales bør placeres i filen skrabekæder et par dage før forfaldsdatoen for at tage højde for mailing tid. Så når du åbner dine regninger, der kommer med posten, kontrollere forfaldsdatoen og placere dem i din skrabekæder fil. Hvis det skal betales ved modtagelsen, sætte det i mappen rød, så du kan beskæftige sig med det samme.
Møder (flyers), skal være deltog er placeret i en grå mappe. Sørg for at tjekke datoer, fremhæve dem. Dit næste skridt er at være sikker på at placere dem på din kalender, og derefter for at kildre dem to dage før for din anmeldelse, eller hvis der er noget du behøver at gøre eller forberede mødet.
Hvis du modtager møde højdepunkter eller minutter af mail, kan disse placeres i en gul mappe til din orientering på et senere tidspunkt. Disse er typerne af ting, der kan læses under frokost eller under sikkerhedskopiering af filer, udskrivning, osv.
Tidsskrifter og artikler du modtager kan placeres i en sort mappe. Dette er din læsning mappe. Tage det med dig, når du går aftaler at du ved, du vil have nogle mellemliggende tid. Læs under frokost. Planlægge tid om morgenen og weekender. Hvis du læser en del af din daglige tidsplan, plejer det hober sig op. Og husk, når du læser det, fil det væk eller kaste den.
Hvert stykke papir skal generere en reaktion, reaktionen kunne være at beskæftige sig med det, fil det eller smide det, men en af dem skal forekomme. Hvis du følger denne simple regel, kan du holde mail og papirarbejde under kontrol, og din sunde fornuft til at starte.
Copyright DeFiore virksomheder 2002

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret.